ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
1. PROPÓSITO o MISION
La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: quiénes somos?, Qué hacemos?, por qué hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. Es importante conocer la misión y los objetivos esenciales, pues si el administrador no sabe por qué existe LA EMPRESA, ni hacia dónde quiere ir, jamás sabrá decir cual es el mejor camino que se debe seguir.
Cada empresa tiene su misión propia y específica. La misión debe constar de una declaración formal y escrita, el denominado credo de la organización, para que sirva de recordatorio periódico que indique a los empleados hacia dónde y cómo conducir los negocios. Para que sea eficaz, la formulación o declaración de la misión debe describir con claridad:
a. Cuál es el propósito fundamental del negocio.
b. Quién es el cliente o cuales son los sectores objetivo o el mercado que se debe atender.
c. Cuál es la contribución de la empresa a la sociedad.
d. Cuáles son los compromisos y valores y creencias que impulsa la empresa.
e. Cuáles son las necesidades básicas que el negocio debe atender y cómo atenderlas.
Ejemplo:
Se presenta a continuación la Misión de la Empresa Ford Motor Company.
MISION
Nuestra misión es mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que podamos prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros accionistas, los propietarios de nuestros negocios.
VISON:
La Visión es la imagen que la empresa tiene respecto de si misma y de su futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio.
Muchas EMPRESAS colocan la visión como el proyecto de lo que quieren ser dentro de cierto plazo y el camino futuro que pretenden seguir para lograrlo.
Ejemplo de Visión de una empresa:
Actualmente somos la segunda mayor productora de pollo en la región.
Queremos ser la primera productora de lácteos de la región.
La satisfacción de los clientes alcanza el 83%,
La satisfacción de los consumidores deberá alcanzar el 95%.
Nuestra producción actual es de 2000 pollos mensuales
Nuestra producción mensual deberá alcanzar 5.000 pollos mensuales.
Ejemplo de Visión de una empresa de prestación de servicios:
Visión: conquistar y mantener la posición de ser la más avanzada empresa de asistencia técnica en el área de sistemas informáticos de la región.
Para concluir se puede decir que la planeación se inicia a partir de la definición de la misión o propósitos.
2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.
Investigación o información.
Hoy en día los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz DOFA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas internas de la organización.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de la empresa.
FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades.
Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevención de accidentes, maquinaria y equipos disponibles, capacitación del talento humano.
Oportunidades, ejemplo - contar con los suficientes clientes potenciales para ofrecer nuestros productos.
Fortalezas, ejemplo - contar con el personal suficiente y capacitado que sepa brindar la mejor calidad en nuestros productos.
Amenazas, ejemplo - Impuestos, estabilidad política del país, medioambiente, enfermedades, crecimiento demográfico, la competencia, la posición en el mercado, cambios en la demanda, fuentes de financiamiento, comportamiento de los consumidores, transporte, rapidez en los avances tecnológicos. la competencia, podría ser una amenaza pero si lo gramos esquivarla tal vez no, ofreciendo la mejor calidad en el producto y buenos precios al publico.
Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.
Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.
La matriz DOFA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:
1. La estrategia DA, (debilidades y Amenazas), esta estrategia puede requerir que la empresa forme una sociedad o que se liquide.
2. La estrategia DO, ( Debilidades y Oportunidades), esta estrategia tiene como propósito minimizar la debilidades y maximizar las oportunidades. De este modo una empresa con cientas debilidades en algunos aspectos, puede fortalecerlos internamente o adquirir del exterior las capacidades necesarias, como tecnología o las personas con esas habilidades, para aprovechar las oportunidades del ambiente externo.
3. La estrategia FA, (fortalezas y amenazas) con esta estrategia una compañía aprovecha las fortalezas tecnológicas, financieras, admninistrativas, o de comercialización para hacer frente al peligro que representa un nuevo producto introducido por su competidor.
4. La situación más deseable es aquella en que una empresa aplica sus fortalezas para aprovechar las oportunidades, (la estrategia FO).
3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propósitos (la misión), investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo que debe hacerse, los campos en que debe insistirse más y lo que hay que conseguir con el conjunto de las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos, y programas.
Ejemplo:
DEBILIDAD:
Baja producción.
(500 productos/máquina/día)
Objetivo:
Lograr una producción de 700 productos por máquina al día.
Objetivos específicos: son los medios por los cuales se piensa lograr el objetivo general.
Ejemplo: Capacitar y motivar a los operarios,
Ejemplo: Dar un mantenimiento adecuado a las máquinas.
Ejemplo: Aumentar los controles tanto de operarios como de las máquinas.
4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar alternativas de acción. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número de tal modo que se puedan analizar las más prometedoras. De ordinario el experto en planeación debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.
5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Después de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la más rentable, pero quizá impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperación lenta; otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos; otro más cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.
En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso considerar tantas variables y limitaciones que la evaluación llega a ser sumamente difícil.
6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.
7. PROGRAMAS.
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.
Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad.
La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
La gráfica mas comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.
8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.
